二次会の会費はどうやって集める？♡現金・キャッシュレスの受付方法と事前準備をチェック♪

二次会の会費は、現金で集める方法だけでなく、キャッシュレス決済を利用する方法もあります＊
どちらを選んでも準備を整えておけばスムーズに進められます＊
それぞれに必要な準備や案内を事前にチェックしておきましょう◎

受付スペースと受付表の準備

まずは現金でもキャッシュレスでも共通して必要なことからチェック！
二次会当日は、ゲストが到着したかどうかを確認できるよう、
受付スペースと受付表を準備しておきましょう◎

受付表は
・ゲストのお名前（フルネーム）
・テーブル指定の場合はテーブル記号
などを記載しておくと、受付後の案内もスムーズです＊
受付は当日の参加者数をしっかり確認するために大事なので、かならず用意しておきましょう♡

現金での受付

■事前案内

現金で会費を集める場合は、招待連絡に会費の金額と合わせて
「当日、受付で現金にてお支払いください」と明記しておきましょう♡

近年キャッシュレス化が進んでいるので、「会費は8,000円です」だけでは、事前に支払うのか当日に支払うのか分からないこともあるので「当日」「受付」「現金」など、支払い方法が分かるように明記しておくことを忘れずに◎

■お釣りは余裕を持って準備しておく

現金受付の場合、一番忘れてはいけないのがお釣りの準備＊
会費が8,000円なら、1万円札で支払うゲストがいることも想定して、お釣りを用意しておきましょう。

目安としては、参加予定人数の3割程度のゲストがお釣りを必要とするケースを想定して準備しておくと安心です♡

例えば50名参加予定なら、15名程度がお釣りを必要としても対応できるようにしておくイメージ♪

全員がちょうどの金額を持ってきてくれるとは限らないので、「たぶん大丈夫」と思わず、千円札などの細かいお金を中心に余裕を持って準備しておきましょう＊

キャッシュレスでの受付

■事前案内

キャッシュレスで事前決済にすれば、当日に会費を集める手間や、お釣りを用意する負担を減らせるのが魅力ですが、現金受付とは違った案内が大事になります＊

キャッシュレスで会費を集める場合は、
・キャッシュレス決済であること
・会費の金額
・支払い方法
・支払い期限

を事前に案内しておきましょう＊

期限に関しては
「二次会当日までにお願いします」だけではなく、具体的な期限を設定しておくことがポイント♡

例えば「〇月〇日までにお支払いください」と明記しておけば、
ゲストも予定を立てやすく、幹事側も参加者の支払い状況を確認しやすくなります♪

また、利用する決済サービスによっては、支払い完了までに操作が必要な場合もあるため、ゲストが迷わないよう決済方法も分かりやすく案内しておきましょう＊

■ 当日の受付は行う

キャッシュレスで事前に会費を支払ってもらった場合でも、当日の受付は忘れずに＊
受付表でゲストの到着を確認することで、実際に何名が二次会に参加しているのかを把握できます◎

また、事前に「出席」と回答しているものの、
会費の決済が完了していないゲストについても、あらかじめリスト化しておくと安心です♡

「支払ったつもりだけど決済が完了していなかった」
「決済画面でエラーになっていた」

など、何らかの理由で支払いが完了していない可能性もあります。

当日になって初めて確認するのではなく、事前に未決済のゲストを把握しておきましょう♪

■未決済のゲストに備えて現金対応も準備

キャッシュレスを選んだからといって、現金を一切用意しなくていいとは限りません＊

事前に決済が完了していないゲストが当日来場する可能性もあるため、
数名程度は現金で会費を受け取れるよう、現金とお釣りも準備しておくと安心です。

その場合は、現金を受け取ったことが分かるよう、受付表などにも記録してもらえるように受付の方へ共有しておきましょう♡

現金・キャッシュレスを混ぜない

二次会の会費を集めるときに注意したいのが、受付方法を必要以上に複雑にしないこと。
できるだけ基本の支払い方法をひとつに決めて、例外が出た場合だけ別の方法で対応する形がおすすめ＊

例えばキャッシュレスを基本にして、未決済のゲスト数名のみ現金で対応するなど、受付側が迷わない仕組みを作っておきましょう♪

また幹事さんや受付係には、会費の金額・支払い方法・支払い済みの確認方法・未決済の場合の対応まで共有することも忘れずに！

特に「キャッシュレスで支払った人は受付で何を確認するのか」「未決済の人はどのように支払うのか」まで決めておくと、当日の混乱を防ぎやすくなります◎

まとめ

イマドキな二次会の会費は、現金でもキャッシュレスでも集めることができます♡

どちらの方法を選んでも、まずは受付スペースと受付表を準備して、当日の参加状況を確認できるようにしておきましょう＊

現金ならお釣り、キャッシュレスなら支払い期限や未決済者への対応など、それぞれ必要な準備をしておくことが大切です。

ゲストにも幹事さんにも分かりやすい方法を選んで、二次会当日の受付を気持ちよくスタートできるよう準備しておきましょう♪