スムーズに対応を＊ゲストの欠席が出た時ってどうする？

直前のキャンセルがあることも

できれば出席の連絡をくれたゲストには参加してほしいですが、予期せぬトラブルや病気、事故などで直前になってキャンセルされる可能性もあります。どの結婚式でも考えられることなので、「私たちの場合はありえないだろう」と考えるのではなく、どんなトラブルでも対処できるように想定しておくことが大切です◎

ゲストの欠席が分かったらすぐに会場へ連絡を

ゲストが欠席することがわかったら、すぐにプランナーさんへ連絡をしましょう。キャンセルの連絡があると動揺して少し慌ててしまうかもしれませんが、冷静になってまずはプランナーさんに連絡することが大切です◎既に人数の締め切りを過ぎていると手配してしまっている物がキャンセルになるので、キャンセル料がかかってしまう可能性があります。結婚式場によって対応はさまざまですが、10日から3週間前までであればキャンセル料は発生しないところが多いです。事前に欠席が分かったらすぐに連絡するようにしましょう！

当日キャンセルの場合は？

当日にキャンセルになった場合は、料理や引き出物などはキャンセルできなくなってしまいます。当然その分の料金も支払わなければいけません！念のためにプランナーさんへキャンセル料がかかるもの、かからない物、また当日キャンセルが出た場合の対応などを事前に聞いておくと良いですね。

席次表の変更はどうすれば良いの？

数日前や当日のドタキャンだった場合は、席次表の変更が間に合わないですよね。その場合は無理に席次表を修正しなくてもOK◎業者さんに修正をお願いしたり、自分たちで作り直したりする場合は追加で費用がかかってしまいます。同じテーブルでなければ欠席者に気づくゲストは少ないので、あまり気にしなくて大丈夫ですよ。落ち込んでしまう気持ちも分かりますが、冷静に対処してできることをするという気持ちへ切り替えましょう＊

ゲストへキャンセル料を請求してもいいの？

ここで気になるのがキャンセル料を請求してもいいのかどうか。キャンセル料を請求してはいけないというルールはありませんが、止めておいた方が良いでしょう◎相手も参加したくなくてキャンセルしたわけではありません。何かしらの理由があるからこそ、やむを得ず欠席になってしまったのです。それなのにいきなりキャンセル料の連絡が来ると不快な気持ちになってしまいますよね…。ちなみに、キャンセルしてしまった場合は後日謝罪とともにご祝儀やお祝いを渡すのが最低限のマナーです。新郎新婦さんは一方的にキャンセル料を請求するのではなく、相手の出方をとりあえず待ちましょう＊

急なキャンセルを防ぐポイント

急なキャンセルを全て防ぐのは難しいですが、予防策はあります。ここからは急なキャンセルを防ぐためのポイントをご紹介していくので、ぜひ参考にしてみてくださいね＊

■直接本人に出欠の確認を取る

招待状を送っても、ゲストによっては忙しくてなかなか返信がないこともあります。中には返信を忘れてしまうことも…。期日ギリギリになっても出欠の返事がない場合は、直接ゲストに連絡して聞いてみましょう！確実に返事を聞くためにも友人伝いに聞くのではなく、本人にしっかり確認を取ることが大切です◎

■最終確認を取る

返信はがきを受け取ったからといって安心するのは早いです！無断キャンセルを防ぐためにもリマインドメールを送って最終確認をしておきましょう。「○月○日に予定しております結婚式ですが、出欠にご変更はありませんでしょうか？変更がある場合は連絡していただけたら幸いです。」というような文章がおすすめです◎親しい友人に送る場合はもう少しくだけた文章でも大丈夫です。最終確認を取って急なキャンセルを防ぎましょう！

まとめ

いきなりの欠席はどうしても気持ちが焦ってしまうもの…。まずは一度冷静になってできることをするのが大切です◎もしキャンセルがあった場合は、すぐに会場へ連絡をしてどんな対応になるか確認をしましょう＊ドタキャンを防ぐための方法もご紹介したので、ぜひ参考にしてみてくださいね。ゲスト全員で楽しい結婚式を迎えましょう♪