二次会の準備は共有シートが大事♡
結婚式の二次会ってカジュアルな雰囲気で過ごすライトなパーティーと思っていても、
やっぱりウェディングパーティーなので、準備は意外と細かい…！
・当日のタイムライン
・景品の内容
・司会との役割分担
・お店とのやり取りの履歴
など様々なお話が上がってくるうえに、
幹事さん同士や新郎新婦を含む日常の会話などもあり、LINEなどで進めていると、いろんな情報が溢れて、必要なことが流れがちで見返しにくいもの＊
そこで新郎新婦と幹事さんの【共有シート】を作っておくことで
●役割分担が明確
●進捗把握できる
●役割が明確
●変更点がすぐ反映できる
など新郎新婦にとっても【いまどうなっての？】がなくなり、不安も減るのでおすすめ♡♡
共有シートに入れておくべき項目リスト♡
■新郎新婦基本情報
新郎新婦の名前
漢字フルネーム・ふりがな・旧姓を忘れずに＊
なにかと準備期間中に必要になるシーンがあります＊
漢字などに間違いがあったらいけませんので、しっかり記載しておきましょう◎
新郎新婦のアレルギー共有事項など
当日に気を付けておきたいことを共有しておくのも大事◎
例えば新郎新婦のアレルギーなどの情報は、友達だからわかっているはずとは軽視できないもの＊
共有しておくことで事前に防げることも多くあるはずです♪
■パーティー基本情報
■日時
結婚式のあとの二次会とひとくくりにせず、
・幹事さん会場入り可能時間
・受付開始時間
・新郎新婦入場時間
・お開き時間
・完全撤収時間
など会場から提示されている時間を、幹事さんとも共有しておきましょう◎
■場所（地図URLもGOOD）
2次会の会場の場所も必ず共有を◎
例えば幹事さんが他で参加されるご友人に場所の詳細を聞かれたら、共有シートから場所と地図のURLを送れたらとってもスムーズですよね♪
■参加人数（見込み／確定）
2次会への招待人数は必ず共有しておきたいポイント＊
2次会準備で予算などを考えるときにも大事ですね！
・確定した人数
・未確定者の人数
など内訳もしっかり出しておきましょう◎
■会費・受付方式
2次会ではゲストの皆さんからの会費が基本的な予算のベース！
男性女性それぞれの会費設定や、
当日の受付は現金回収なのか事前決済で行うのかなど、必ず幹事さんと共有しておきましょう◎
当日のタイムライン
共有シートのなかに進行表なども加えておけば、
あちこち開いたり、書面を探したりすることなく【ここを見れば準備ができる！】と安心できる場所に◎
00：00 幹事入店
00：00 開場・受付スタート
00：00 新郎新婦入場
00：00 乾杯
00：00 歓談時間
00：00 ゲーム
00：00 歓談時間
00：00 締めの挨拶
00：00 退場
00：00 完全撤収
実際の時間を加えておきイメージしやすいようにしながら、編集しやすいシートにしておくことがBEST◎
会場との共有事項
打ち合わせなどで事前に確認した情報は、共有シートにまとめておきましょう◎
・基本料金
・料理内容
・使用できる設備（音響・映像）
・持ち込みが必要なもの
お二人だけが把握している状況だと、幹事さんはどこまで聞いていいのか分からない状況にならず済みますね◎
幹事さんリスト
幹事さん同士をお友達だけで構成するのはなかなか難しい問題＊
橋渡しになるのは任命した新郎新婦さんですが、
リストにしておき情報をまとめてあれば、幹事さん同士がお友達同士でなくても安心して準備期間を過ごせますね♡♡
■必要な情報
・フルネーム（読み方）
・あだ名
・新郎新婦との関係性
・連絡先
準備物のリスト
準備期間をスムーズに進めるためにやること、やったことを共有するのも大事◎
■景品
合計点数・商品名・金額・発注日・到着予定日
などを共有しておくことで「準備できているの？」の心配がなくなりますね♪
■進行表/司会台本
当日の流れの表や、司会者の台本などの用意は、重複して準備を行うと時間を無駄になりかねないので、《◎◎準備中》などで記載しておきましょう◎
■その他準備事項
幹事さんや新郎新婦さんそれぞれで準備を進めていることがあれば箇条書きでまとめておきましょう＊
・プチギフト新郎新婦で準備中
・ゲームで必要な備品幹事▲▲で準備中
など進捗を書いておきましょう◎
まとめ
新郎新婦さんにとっても、幹事さんにとっても準備期間は時間を取られるもの＊
スムーズな準備ができるように幹事さんと情報を共有しておきましょう◎
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