どんな理由で延期するのか？
結婚式をキャンセル・延期するカップルは意外と多いです。
主な具体例としては、
・病気やケガなどで入院
・妊娠中の新婦に切迫早産の疑いがある
・突然の身内の不幸
・自然災害
冬であればインフルエンザであったり、突然の不幸や台風が直撃するなど、防ぎようのないトラブルは誰にでも起こりうることですよね。そんなときにどう対処していくのかが見ていきましょう◎
まず知っておきたい結婚式のキャンセル料について＊
結婚式のキャンセル料が発生するのは、会場と契約書を交わし、内金を払ってからです。
それ以降はどんな理由であれ、キャンセル料を払わなくてはいけません。キャンセル料は式場によって多少異なりますが、結婚式当日が近ければ近いほど高くなっていきます。当日にキャンセルをした場合は全額が請求されるので要注意です！
2人で話し合っておくこと＊
■次回開催日について
結婚式を延期するのであれば、次回をいつ頃にするのか話し合っておきましょう＊
絶対的にNGな月を先に考え、親族や来て欲しいゲストの出席可能日を考慮して決めていきましょう。前もって決めておくことで、延期の連絡をプランナーに伝える際に空き状況を確認することができます。スムーズに手続きができるため、決めれる場合は前もって話し合っておきましょう。
プランナーに確認することリスト＊
✔︎キャンセル料金を確認
✔︎会場の空き状況
✔︎人数が変動しても問題ないか
✔︎料理・装花が同じものを頼めるか
基本的に延期の場合はかからない式場が多いですが、1年以上の延期になるとキャンセル料がかかることも。契約の際に必ず説明を受けていると思いますが、もう一度プランナーに確認しましょう。発注済みのものや、日持ちしないものに関してはキャンセル料がかかることがあります。どれにいくらかかるのか聞いておきましょう。
また延期することによって、ゲストの人数が変動する可能性は大きいです。対応がどのようになるのか確認しておきましょう。料理や装花は季節のものを取り入れているため、次回では取り入れられない場合が多いです。どのような変更になるのか、値段はそのままでいけるのか、などそれぞれスタッフに聞いておきましょう◎
式延期の決定後にやること！
■✔︎ゲストへの連絡
次回開催日が決定していなくても連絡をしましょう。
メールや電話でも良いので、できるだけ早く伝えられる手段を取りましょう。メールだと失礼になるかもしれない、と心配になる場合は、断りの言葉を入れ、後日改めて封書を送りましょう。開催日が決まっている場合は、その旨を伝え、後日出席を確認することを伝えておくように＊
■✔︎自己手配したものを業者に確認
ペーパーアイテムなど提携外の業者に依頼したものを一度リストアップして、業者に変更が効くか確認を＊
■✔︎ブライダル保険の確認
ブライダル保険に入っていた場合、キャンセル理由が保険の適用になるかどうか確認をとってみましょう＊災害や体調不良などの場合は対象になりますよ。
延期はゲストへの配慮が大切です◎
上記で少し説明しましたが、急なキャンセルでゲストにどう対応するべきか悩む人は多いと思います。くれぐれも失礼のないように、マナーをしっかりと守ることが大切です。
■キャンセルの連絡は早急に！
結婚式の1週間前後でのタイミングでキャンセルをする場合は早急にゲストに知らせる必要があります。メールでも良いので伝えましょう。式の1ヶ月以上前のタイミングであれば、郵送することが可能ですから、お詫び状を送るのが基本のマナーです。
■お詫び状は簡潔に誠実に！
中止もしくは延期になったお知らせとお詫び、その理由、延期の日程を知らせましょう。
延期の理由はハッキリと書くことが誠実です。
おわりに＊
キャンセルや延期はよっぽどの理由でないとしませんが、誰にでも起こりうることです。
自然災害や流行病などは特に誰も予期できません。落ち込んでしまうと思いますが、まずは冷静に一つずつ確認を取りながら、ゲストへの配慮を忘れないようにしましょう。参考になれば幸いです。
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