このポイントを押さえれば完璧☆幹事に負担をかけない二次会パーティーのコツ♡

幹事代行サービスを利用する＊

最近、よく聞く幹事代行サービス＊
会社によっても、どこまでしてくれるのかは変わってきますが、基本的には、【司会・景品やプチギフトなどの手配・会場の手配】が含まれます＊

そのほか、サービスが充実しているところでは
【受付スタッフやチェキ撮影、音響オペレーター、おつりの準備】など、至れり尽くせりな会社もあるようです＊
メリットがいっぱいの幹事代行サービスでは、デメリットはあるのでしょうか？

幹事代行サービスのデメリット＊

デメリットは、費用がかかってしまうこと。

例えば、ゲストの会費が8000円として、お店に支払う飲食代が一人5000円だとします。パーティーの参加人数は80人。

そうすると（8000円-5000円）×80＝24万円となり
幹事代行サービスを使用しない場合は、新郎新婦さんと幹事さんが、この差額の24万円で景品など必要な物を用意することとなります。

景品やプチギフトを用意したとしても、24万円もかかることはありません。
なので、ゲスト数が多い二次会の場合は「お金が余る」こともよくあることなんです＊

ですが、幹事代行サービスを使用した場合、
【沢山のサービスがついている代わりに、サポート料を頂きます。】という形になり、集めた会費の中から、幹事代行サービスに支払うことになります。

もちろん、契約したサービスの中に含まれていない物で必要な物があれば、それは自腹で用意をしないといけないです。
幹事代行サービスを契約される多くの新郎新婦さんは、会費の中でお店への支払い代金と幹事代費用を賄い、【景品代金をおふたりで負担】されるケースが多いです。

ですが、受付での会費回収のトラブルや、当日の司会、他、幹事さんが進める事前の準備などのご友人の負担を軽減したい新郎新婦さんは、幹事代行サービスを選ばれる方が多いです。

幹事代行サービスのまとめ

少人数（30名ほど）でパーティーをする場合は先ほどと同じように計算すると・・・
（8000円-5000円）× 30名＝9万円
となるため、この9万円の中で、景品やプチギフト全ての備品を準備するとなると、自分たちでもお金を出さないと足りなくなってしまいます。
その為、少人数でパーティーをする場合は、幹事代行サービスを利用した方が、お得になることが多いです♪

「幹事代行サービス」は、幹事をお願いするご友人に一番負担をかけなくていい方法ではありますが、自己負担を出したくない新郎新婦さんにはあまりオススメはできません。
【掛かる費用】と【ご友人への負担】を比べ、新郎新婦さんで「幹事代行業者にお願いするか」「ご友人に幹事をお願いするのか」決めて下さいね。

友人に幹事を頼む際のポイント

費用の事を考えると、やっぱり「ご友人に幹事を任せよう！」と決めても、出来るだけ負担は掛けたくないですよね。。。実は、友人に幹事をしてもらう際に気をつけるだけで、幹事さんの負担が、ぐっと軽減されるポイントがあるんです♡

■ポイント１会場は新郎新婦が決める

結婚式場を決めるときと違って二次会の会場を決めるのは気楽でいいんです＊

フェア予約などする必要が無く、
｛友達とランチに行くついでに二次会候補のレストランに行ってみる｝や
｛近くに来たから、ちょっとお茶しに立ち寄ってみた｝
という感覚でお茶をしながら会場の雰囲気を見ることができます◎

あとは、プランをネットでみて空き状況を電話で問い合わせたり、その場で店員さんに聞いて予約をする。

この会場決めを新郎新婦がしてあげることによって、幹事さんの負担はかなり軽減されます♪　
あとは、幹事さんに【会場の場所・連絡先・パーティー担当者の名前】を教えて幹事さんとお店の担当の方で連絡をとってもらいます＊

■ポイント２景品はネットで注文する

二次会での景品は、バラエティーショップなどで幹事さんに買い付けに行ってもらい、会場に運んでもらう場合が多いのですが、いまはネットですべて注文することができます◎

しかもゲストが重たいものを持って帰らなくていいように、パネルや目録で準備をしてくれ、盛り上がるように景品紹介DVDをつけてくれるサイトもあります＊

このようなサービスを利用して、新郎新婦さんがネットで景品を注文してあげると、幹事さんはお金を代理で負担する必要もないですし、買いに行く手間も省け、また「何を買おう・・・」と景品に悩む必要もありません＊

■ポイント３おつり・受付リストの準備だけ必ず行う

二次会で最も重要なのが、受付のときの受付リストです。

受付リストが間違っていると、ゲストの人数が把握できなかったり、受付が混み合ってスタート時間が遅れてしまう事もあります。また、慌てて対応すると回収会費の金額を誤ってしまったり…とトラブルが一番多いんです＊

そんな重要な受付リストは、新郎新婦が管理をして、
【名前・会費・テーブルナンバー（席割）】を一人一人記載するようにしてください！

また、もう一つ重要なのはお釣りです＊

パーティー当日お釣りが準備できておらず、受付が混み合うことがよくあります。
ゲスト数により異なりますが、
例えば会費が8000円の場合は
1000円札を20～30枚枚
　　
7500円の場合は　1000円札20枚　500円玉20枚ほどを準備しておくのが好ましいです＊
これも幹事さんに、代理で負担してもらうのではなく、新郎新婦さんが管理してあげることにより幹事さんの負担はかなり軽減されます＊