二次会の準備期間に〈予定人数〉が予定より減ってしまったときに確認したい〈最低保証〉のこと＊＊

二次会の準備期間中に出てくる【最低保証】しっかり把握していますか？
会場選定の際に【予定人数】をイメージして会場決定まで進めていきますが、実際にゲストのみなさんへの【招待の案内】は会場選定後。返信を見ていると、思っていたよりもゲストが少なくなりそう…。となることは、あるあるなんです＊＊

人数が減ってしまうと、さみしい気持ちになるなぁ…。と思っているのも束の間。
準備を進めなくてはいけません。予定していた人数よりゲスト人数が減るとデメリットもあるので、今回はゲストが少なくなった際に気を付けておきたい〈最低保証〉についてのお話です◎

まずは結婚式二次会を準備するなかで、ゲストの人数を把握するタイミングを確認しておきましょう◎

【仮の人数確認】※２～３ヶ月前
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【招待の案内】※1ヶ月前
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【出欠確認】※1ヶ月～2週間前
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【最終人数の確認】※５～３日前
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【二次会当日】

まず、３～２ヶ月前に会場決定に向けて人数を仮で確認＊＊
新郎側●●人　＋　新婦側○○人　=■■人と、おおまかな人数を算出＋１０名程度の収容が可能な会場で決定するものです◎

この人数を把握することで【予算】【会場キャパ】【規模感】などが予想できるので、とっても大事なポイント＊

人数のふり幅がわかれば次は会場決定＊＊
例えば【５０名ほど】の予定であれば【５０～６０名ほど】収容可能な会場で契約をするべきですが、式場からの移動距離的に、近隣会場の空状況が合わずなどの理由から【１００名規模の会場】を予約することが起こりうることも＊そこで大事なのが【最低保証】です＊＊

会場予約時に確認したいのは【最低保証】です＊＊最低保証とは「この会場を抑えるには○○人（円）以上が必要」と最低ラインを定めるボーダーです◎

１００名収容できる会場で、２０名でのパーティーだとお店も貸し切りで案内できないので、【最低保証金額】◎◎円　や【最低保証人数】◎◎人などと会場側から制約が出されます＊ゲストの人数の変動があるときにこの【最低保証】がとっても大事！！

例えば…
・6０名で予定していた二次会が40名の参加になりそう
・基本代金6,000円/1名のプランで予約
・最低保証人数が50名の会場を予約している
この場合、二次会の実施はもちろん可能ですが、【最低保証の50名様分】でのお支払いが必須です＊

会費が8,000円の場合
◎集まる金額◎
会費8,000円×参加人数40名＝320,000円

◎支払う金額◎
基本代金6,000円×最低保証人数50名分＝300,000円

ここで残る金額を使って準備を進めます！

◎その他費用◎
・会場でのプロジェクターなどの貸出料金
・ウェディングケーキ
・景品
・プチギフト

あくまでも参考ではありますが、【最低保証】に合わせて会費が集まらない10名分の金額【60,000円】を支払う必要があり◎その他費用◎に出てくる部分の多くが自己負担になってしまうものです＊

ここで大きく見積もりが変わるので、自己負担金額が多くなる場合は景品の準備などの見直しが必要になってしまいます＊

このように予算の見立てが変わってしまうので、ゲストの人数が減ってしまう場合まずは【最低保証】をしっかり認識し、二次会を開催する負担が大きくならないようにすることが大事◎契約後に最低保証を下げることは基本的にできない会場さんが多いので、予約段階での確認が大切です◎ゲスト人数が減ってしまったら落ち込む前に〈最低保証〉を確認しておきましょう！