二次会の人数確認のポイント
■二次会規模感を確認
二次会のゲスト人数を確認する際に新郎側新婦側と結婚式のようにできるだけ同じような人数…、などは気にする必要はないです！
それぞれにお声掛けしたい人数の目安や大人数で開催、少人数で開催などの【規模感】は事前にお二人でお話合いをしておきましょう◎人数の規模感で会場選びやご招待のお声掛けメンバーなどが大幅に変わってしまいます＊
■二次会ご招待する目安を確認
まずは、新郎さん、新婦さんともに【どのあたりの方までお声掛けするのか】を確認しておきましょう◎
例えば、新郎さんは「学生時代の友人から同僚まで幅広い皆さんに来てもらいたい」
新婦さんは「最近のお付き合いがある近しい皆さんだけで開催したい」
などと意見がバラバラのままだと、実際に開催した際の二次会の雰囲気が【新郎側】と【新婦側】で変わってしまう場合もあります＊
相異しているからと、わざわざ合わせる必要はありません＊
お互いがそれぞれ、どんな参加者が集まるのかを認識をしておくことで会場選びやゲームの内容などで調整を行うことができるものです◎
■二次会ご招待人数確認
・規模感
・お声がけのメンバー確認
これらがまとまれば、次は二次会を開催する会場を探すためにお二人それぞれのご招待人数を合わせた【目安人数】の確認が必要です＊
例えば、
合わせてゲスト50名程度での開催可能な会場
合わせてゲスト100名程度での開催可能な会場
では実施できる会場が異なります＊
もちろん目安なので、実際に返答を貰った際に人数が変わることもありますが、キャパシティーは会場選びのとっても大事なポイントなので、チェックしておきましょう＊「合わせて◎名ぐらいだね…！」と、確認をしながら準備をする事が大切。
ご予定などから参加できないゲストさんもいらっしゃるので、お声がけをした予定人数から【前後15名程度】は変動があっても対応できる会場を選ぶこともポイントです＊
■二次会ご招待の連絡
結婚式の招待状と同じく、二次会も口頭だけでなく【ご招待連絡】を行う必要があります＊
タイミングは結婚式の招待状をお送りしたあとが目安です◎結婚式にも参加して頂く方には招待状を受け取ってもらってからがベスト＊
・LINE
・SNS
・専用フォーマット
などお声がけ方法は様々です＊
出欠確認まで取ることができるウェブ招待状なども多く運営されているので、お二人にピッタリの仕組みを採用しましょう◎
■二次会招待連絡の締め切り
二次会のご招待連絡をおこなったあと開催までの期間は2～3ヶ月ある場合が多いですが、出欠確認の締切は【1ヶ月前】に設定し、返答をもらえるようにしておきましょう＊1ヶ月前を目安にしたい理由は、ゲストの人数によってゲームや景品などの手配数が大きく変わることもありますので、その準備期間に合わせてです◎
ただ、直前までお仕事の兼ね合いで分からないゲストも中にはいらっしゃるかと思いますので【最終締め切り】を設けておくことで、ゲストにとっても負担が少なくすみます◎
■二次会会場の人数の変更締め切り確認
二次会会場へは１週間前などにお支払いなどのベースにもなる【最終人数の確認】があります＊この日を必ず確認しておきましょう＊
例えば7日前が会場への最終人数報告日の場合は、ゲストへは9日前などに最終締め切りを設けるなどしておくことでできるだけマイナスを押さえることができますね＊
いかがでしょうか＊
【人数の確認が大事】なことを新郎新婦さんお二人ともが把握できているようにして、スムーズに準備を進めましょう◎
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