夏から秋は要注意！台風が近づくとき二次会はどうする？判断ポイントと準備をご紹介♪

夏から秋にかけて結婚式を予定しているおふたりにとって、気になるのが台風の存在＊

結婚式が近くなってくる中で、台風発生の情報が入ってくると気が気ではありませんよね。

また近年は、進路が大きく変わったり、交通機関への影響が直前に発表されたりすることも多く、「結婚式は開催できそうだけど、二次会はどうしよう…」と判断に悩むケースも増えています。

焦る気持ちはもちろんですが、まずは大切な結婚式の一日を安心して迎えるためにも、おふたりだけで判断するのではなく、幹事さんや会場とも相談しながら準備を進めることが大切です＊

まずは、台風が発生してから当日までの流れを見ていきましょう♪

判断はいつする？まずは台風情報の流れを知っておこう

■台風が発生したら情報収集を開始

台風への対応で大切なのは、「接近してから考える」のではなく、台風が発生した時点から少しずつ情報を集めることです＊

二次会は結婚式とは違い、ゲストへの連絡や幹事さんとの調整も必要になるため、急な判断では対応が難しくなることもあります。

一般的には、次のような流れで考えておくと安心です♪

■台風が発生
進路予想を確認し、自分たちの結婚式へ影響がありそうかチェックする。

■接近する可能性が出てきたら
会場や幹事さんと相談し、「開催」「時間変更」「中止・延期」などの選択肢を考え始める。

■3～4日前頃
最新の進路や交通機関の情報を確認しながら、大まかな方向性を決める。

■1～2日前頃
「開催予定」「変更の可能性」「中止の可能性」など、現時点での状況をゲストへ共有しておく。

早めに情報を伝えておくだけでも、ゲストは予定を立てやすくなり、不安も軽減できますね＊

台風シーズンの二次会で知っておきたいこと

■結婚式と二次会では判断を変えることも大事

結婚式は予定通り開催されても、二次会は自由参加だからこそ判断に迷うもの＊

披露宴とは違い、「どうしても参加しなければならない」イベントではないため、ゲストの安全を第一に考え、「開催する」「開始時間を変更する」「延期する」「中止する」など、結婚式とは別で判断することも大切です。

無理に開催することだけが正解ではなく、その時の状況に合わせて柔軟に対応することも、おふたりからゲストへの大切なおもてなしになります♡

■二次会会場にも必ず確認しておこう

結婚式場が通常通り営業していても、二次会会場となるレストランやパーティー会場は営業時間短縮や臨時休業になる場合があります。

「結婚式は開催されるから、二次会も大丈夫」と思い込まず、二次会会場の対応も早めに確認しておくことが大切です＊

営業状況やキャンセル対応について事前に確認しておけば、万が一の際も慌てずに対応できますよ♪

■ 交通機関への影響を確認しよう

台風で最も影響を受けやすいのが、電車や新幹線、飛行機などの交通機関です。

結婚式の時間帯は問題なくても、二次会が終わる頃には計画運休や終電の繰り上げが発表されるケースもあります＊

ゲストが安心して帰宅できるかどうかまで考えて判断することが大切！

遠方ゲストだけでなく、お車で来場するゲストがいる場合は、高速道路や一般道の状況も確認しておくと安心です♪

判断するときのポイント

■幹事さんや会場と早めに相談しよう

「どうしよう…」と迷っている間にも、台風情報は少しずつ変化していきます。

おふたりだけで抱え込まず、幹事さんや会場スタッフとも早めに相談しておきましょう＊
会場によっては、自然災害時のキャンセルや日程変更についてルールが決められていることもあります。
幹事さんにも状況を共有しておけば、ゲストへの連絡や当日の進行変更にもスムーズに対応できます。

■「開催」と「中止」の両方を考えておこう

天気予報は直前まで変わることも多いため、「開催する場合」と「中止・延期する場合」の両方を考えておくことも大切です。
開催する場合は、開始時間を早めたり、終了時間を短縮したりする方法もあります。
一方で、中止や延期になった場合の返金方法や、改めて開催するかどうかなども考えておけば、急な判断でも落ち着いて対応できますよ＊

■ゲストへの連絡はできるだけ早く

開催・延期・中止などの方向性が決まったら、できるだけ早くゲストへ連絡しましょう＊
LINEグループや一斉送信だけでなく、幹事さんとも情報を共有しておくことで、伝達漏れも防げます。

「安全を最優先に考えて判断しました」と一言添えるだけでも、おふたりの気遣いはしっかり伝わります◎

事前に準備しておきたいこと

■キャンセルや延期の条件を確認しておこう

二次会会場によって、キャンセル料や日程変更のルールはさまざまです。
契約時に説明を受けていても忘れてしまうことが多いため、台風シーズンに結婚式を予定している場合は、改めて確認しておくのがおすすめ＊

「何日前までなら変更できるのか」「自然災害の場合はどうなるのか」を把握しておくだけでも安心ですね！

■ゲストが判断しやすい案内を心掛けよう

「無理をせず、安全を最優先に参加をご判断ください。」
そんな一言を添えるだけでも、ゲストは安心して予定を考えられます＊

遠方から来る方や、小さなお子さま連れのゲストなど、それぞれ事情はさまざまです。

参加できなかった方にも「また改めてゆっくり会おうね」という気持ちが伝わるような案内を心掛けたいですね◎