遠方ゲストを招待するときに大切なこと♡
遠方から来てくれるゲストに対して、「ホテルはどうする？」「新幹線は予約した？」など、つい細かく確認したくなることもありますよね＊
遠方から参加する理由や結婚式と合わせた過ごし方は人それぞれ。
観光を兼ねてゆっくり滞在する方もいれば、結婚式だけに参加してすぐ帰る方もいます。
だからこそ、すべてを新郎新婦が決めるのではなく、必要な情報を分かりやすく伝えて、最終的な選択はゲストに委ねることも大切です♡
早めに結婚式の日程を伝えておく♡
遠方ゲストを招待するときは、まず結婚式の日程をできるだけ早めに伝えておくことが大切＊
新幹線や飛行機などを利用する場合、時期によっては予約が取りにくくなることもあります。
特に大型連休や夏休み、年末年始などと重なる場合は、早めに予定を伝えておくことで、ゲスト自身が交通手段や宿泊先を検討しやすくなりますね♪
このとき遠方ゲストだけに先に案内するのではなく、招待状などの情報差が出ないように近隣のゲストにも同じタイミングで案内しておくことも忘れずに！
アクセス情報は「主要駅・空港から」でまとめる♡
遠方ゲストにとって気になるのが、会場までのアクセス＊
「〇〇駅から徒歩〇分」だけではなく、主要駅や空港から会場までどう移動するのかをまとめておくと親切です♡
例えば、
・主要駅から電車で〇分
・空港からリムジンバスで〇分
・最寄り駅から徒歩〇分
など、遠方から来るゲストがイメージしやすい情報をまとめておきましょう♪
乗り換えが多い場合や、駅から少し距離がある場合は、その点もあわせて伝えておくと安心＊
ホテル情報はリストにして共有♡
宿泊が必要なゲストがいる場合は、ホテル情報もまとめて共有しましょう＊
特に、結婚式場と提携しているホテルがある場合は、通常よりお得に宿泊できたり、会場へのアクセスがよかったりすることもあります。
ホテル名だけでなく、
・会場までのアクセス
・式場との提携や割引の有無
・最寄り駅
・予約方法
などを一覧にして共有しておくと、ゲスト自身で比較しながら選びやすくなりますね♪
「こちらのホテルがおすすめです」と一つに決めてしまうのではなく、いくつか候補を出しておき、ゲストへ決定権を委ねましょう＊
お車代については事前に個別で伝える♡
遠方ゲストには、交通費の負担を考えてお車代を用意するケースもあります＊
お車代を用意する場合は、当日までゲストに知らせないのではなく、事前に個別で伝えておくと安心です。
特に遠方ゲストの場合、交通費や宿泊費を含めて結婚式への参加を考えることもあるため、事前に分かっていることは早めに伝えておきましょう。
金額や負担方法については、おふたりとゲストとの関係性や移動距離などによっても異なるため、無理のない範囲で検討してみてくださいね＊
親族にはもう一歩手厚いサポートを♡
■必要なことを事前に聞いておく
友人ゲストと比べて、親族の場合は家族単位での移動や宿泊が必要になることもあります。
特に祖父母や小さなお子さまがいる家族など、移動に配慮が必要な場合は、少し手厚くサポートしてあげると安心です♡
「ホテルは必要ですか？」
「会場までの移動はどうしますか？」
「観光など予定していますか？」
など、必要なことを確認しておくと準備がしやすくなります＊
ただし、親族だからといってすべてを勝手に決めるのではなく、必要なことを聞いたうえで手配することがポイントです♪
■期限を決めて連絡してもらうとスムーズ
親族の宿泊や移動を新郎新婦側で手配する場合は、早めに希望を確認しておきましょう。
例えば、
「宿泊や移動について、こちらで手配できるものは準備します♡
必要なものがあれば〇月末までに教えてくださいね＊」
と伝えておけば、親族側も希望を伝えやすくなります。
人数が多い場合は、誰が宿泊するのか、何泊するのか、どのような移動が必要なのかを家族ごとに整理しておくと安心です♪
■空いている時間の過ごし方の案内＊
遠方から来る親族の場合、結婚式の前後に時間が空くこともあります＊
もし時間に余裕がありそうなら、会場周辺の観光スポットやおすすめの飲食店などをいくつか紹介してあげるのも素敵なおもてなし♡
ただし、こちらも「ここに行ってください」と決めずに、
「時間があれば、こんな場所もありますよ♪」くらいの気軽な案内にしておくと、
それぞれのペースで楽しんでもらえますね＊
遠方ゲストへの案内は「情報提供＋必要なサポート」が基本♡
遠方から来るゲストだからといって、すべてを新郎新婦が手配しなければいけないわけではありません＊
まずは、
・結婚式の日程
・開始時間
・会場までのアクセス
・ホテル情報
・お車代に関する案内
など、必要な情報を早めに共有することが大切です。
そのうえで、
「分からないことがあれば、いつでも気軽に連絡してください♡」
と伝えておけば、必要なときに相談してもらいやすくなります。
特に友人ゲストの場合は、遠方だからといって細かく予定を確認しすぎず、「必要な情報は用意するけれど、あとは自由に決めてもらう」というくらいの距離感でもOK＊
一方で、親族など手配が必要なゲストには、期限を決めて希望を確認するなど、少し手厚くサポートしてあげると安心です♪
ゲストとの関係性や、それぞれの過ごし方に合わせてサポートの方法を変えることも、大切なおもてなしのひとつですよ♡
まとめ
遠方から結婚式に参加してくれるゲストには、できるだけ安心して当日を迎えてもらえるよう、早めの情報共有を心がけましょう♡
「全部こちらで決める」のではなく、「必要な情報を伝えて、必要なときにはしっかりサポートする」ことを意識するのがポイント＊
友人には自由に選んでもらえるよう情報をまとめておき、親族には必要に応じて宿泊や移動などを手配するなど、相手に合わせたおもてなしを考えてみましょう♪
遠方から来てくれる大切なゲストが、無理なく安心して結婚式を楽しめるよう、できることから準備しておいてくださいね♡
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